Wichtig sind Vertrag, Leistungsbeschreibung, Pläne, Fotos, Protokolle, Schriftverkehr, Mängelliste und die Aufforderung zur Verbesserung. Auch Angebote des Drittunternehmens sollten so konkret sein, dass nur die Mangelbehebung erfasst ist.
Wenn mehrere Mängel zusammen auftreten, sollte jeder Punkt getrennt beschrieben werden. Sonst wird später unklar, welche Kosten auf den ursprünglichen Mangel entfallen.
Eine kurze Chronologie hilft: Übergabe, erste Feststellung, Anzeige, Reaktion des Unternehmers, Fristablauf und geplante Behebung.