Eine belastbare Projektakte enthält einen Lageplan mit den räumlichen Bezügen, eine Beschreibung des Gesamtvorhabens und eine Liste der Teilprojekte. Für jedes Vorhaben sollten Art, technische Merkmale, Kapazität, Genehmigungsstatus und Einreichzeitpunkt erkennbar sein.
Ergänzend gehören verfügbare Angaben zu den voraussichtlich betroffenen Umweltbereichen in die Akte. Dazu zählen je nach Projekt Boden, Fläche, Wasser, biologische Vielfalt, Abfall, Emissionen und die Nutzung natürlicher Ressourcen. Offene Daten sind als offene Daten zu kennzeichnen.
Vor der Einreichung sollten Projektwerber die Schwellenwertberechnung, die räumliche Abgrenzung und die Feststellungsfrage gemeinsam durchsehen. Eine einheitliche Darstellung erleichtert die behördliche Grobprüfung und verhindert, dass relevante Projektteile nur in Einzelunterlagen auftauchen.